Mà một công ty khi vận hành chắc chắn làm rơi tiền khắp nơi. Trong thời điểm khó khăn như hiện nay, khi khó đi ra bên ngoài, thì chúng ta cùng cân nhắc đi vào bên trong.
Ví dụ TELOS chuyên làm branding và website cho doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp muốn renovate hình ảnh thương hiệu của mình. Giai đoạn trước, TELOS hầu như không nhận pitching, giai đoạn này, cũng phải đi vào con đường pitching gian nan vất vả. Khi trước, TELOS có tạo page Figma Việt Nam, từ khá sớm, có thể gọi là 1 trong những người dẫn đầu phong trào Figma. Chúng tôi build thêm eBook, nhằm mục đích branding là chính, may sao nó đúng là công cụ branding hiệu quả. Bán eBook chán chê, chúng tôi tạo thêm khoá học. Lúc đó không dốc lòng đẩy khoá học mạnh mẽ (quá non), nay mới thấy sức mạnh của khoá học. Từ dịch vụ nhỏ, không mang về nhiều doanh thu, nay khoá học đã một mình cover hết chi phí của TELOS. Mùa dịch này, nhu cầu học online càng tăng mạnh, chúng tôi mới bắt đầu có thêm nhiều kế hoạch mới, hướng đi mới. Đúng là trong nguy có cơ!
Tìm hiểu thêm về khoá học Figma
Hoặc khi làm một việc gì đó, phải nghĩ xem sẽ tận dụng được gì, càng có nhiều chỗ tận dụng càng tạo ra lợi thế về thời gian và nhân sự. Những buổi training nội bộ có thể dùng ngay 1 phần của training đó làm resource public cho người đọc hoặc thu hút nhân sự hoặc tăng tương tác trên các kênh social. Một nghiên cứu công thức mới áp dụng cho khách hàng này có thể lập tức điều chỉnh và áp dụng cho cả vận hành của doanh nghiệp. Trong sản xuất sẽ tạo ra nhiều phụ phẩm (vải vụn là phụ phẩm của 1 chiếc áo cắt may), và các phụ phẩm đó nếu được nhìn một cách kỹ lưỡng, thì đều là tiền.
Giai đoạn này, chữ “cái tôi” hay “sỉ diện” là thứ phải dẹp đầu tiên, nếu bạn làm kinh doanh. Những thứ bạn ngại phải đụng vào thời bình là những thứ bạn phải làm ngay thời chiến. Trong một group chat trên zalo tôi có follow, rất nhiều anh chị CEO chia sẻ nhau cách cùng vượt qua đại dịch bằng những thứ nhỏ nhặt nhất. Vừa mới thuê thêm mặt bằng để mở spa thì nay đóng, 4-5 công ty cùng share nhau 1 mặt bằng ở nơi xa trung tâm nhất, để trữ hàng và để bán hàng. Những gì có thể bán thì bán hết. Anh chủ nay đi giao hàng. Chị chủ nay đi gói hàng, trực điện thoại, tư vấn khách. Chính vì những hành động quyết liệt và quyết loại bỏ yếu tố covid trong sự phát triển của doanh nghiệp, các doanh nghiệp Việt Nam mới có thể thích nghi và sáng tạo trong những bối cảnh có phần u ám.
Nói huyên thuyên về tối ưu, vậy làm sao để thực sự tối ưu?
Trong công ty tôi có chia ra nhiệm vụ rõ ràng cho leader: 1 team tăng thu và 1 team giảm chi. Giảm chi đây là team chuyên đi tối ưu hoá mọi thứ. Chuyên đi “nhặt tiền rơi” và giảm thiểu lãng phí trong doanh nghiệp.
Mindset tối ưu có thể đọc thêm về Kaizen, về tinh thần làm việc của Toyota, về Optimization trong doanh nghiệp, …
Cơ bản là bạn phải chịu quan sát, phải chịu đặt câu hỏi.
Quan sát và đặt câu hỏi thế nào?
Tôi tin phương pháp hỏi sâu và số liệu có ngữ cảnh sẽ là 2 thứ giúp cho doanh nghiệp khỏi những bias lẫn quyết định thiếu sáng suốt. Đồng thời giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí.
Hỏi sâu: bạn có thể tìm hiểu 5WHY, 5 câu hỏi tại sao. Hỏi để tìm ra root cause, để hiểu nguyên nhân gốc. Hiểu nguyên nhân gốc mới tìm được giải pháp hiệu quả cho vấn đề.
Ví dụ:
WHY 1: Tại sao quá trình sản xuất nội dung của chúng ta lại tốn nhiều thời gian như vậy? (Làm sao để biết tốn nhiều thời gian thì chúng tôi có tracking quá trình làm từng task, sẽ nói thêm ở phần đo lường bên dưới)
→ Bởi vì content team leader sẽ check 1 lần sau khi team content gửi bài. Sau đó, đưa sang account thì account lại muốn đảm bảo output nên check thêm lần nữa.
WHY 2: Tại sao 1 nội dung đã sản xuất ra phải cần thêm 2 lớp filter, mông má?
→ Bởi vì các bạn CTV viết không đáp ứng được check – list đã đề ra.
WHY 3: Tại sao CTV không đáp ứng được? Checklist của CTV có khác gì so với checklist của team leader và account?
→ Bởi vì khách yêu cầu rất nhiều mục chi li, và có nhiều category gần giống nhau nên CTV có sự nhầm lẫn
WHY 4: Tại sao CTV nhầm lẫn còn team leader và account thì không?
→ Bởi vì em phân biệt được nên khi nhìn vào bài thì sẽ thấy ngay lỗi
WHY 5: Vậy làm sao để các bạn cũng phân biệt được?
→ Cần training cho các bạn bên cạnh checklist, thay đổi và bổ sung checklist. Các bài không đạt, tự động trả lại để các bạn tự đối chiếu.
⇒ Vậy nguyên nhân gốc ở đây làm tiêu tốn thời gian là các bạn viết bài có được 1 checklist chưa hoàn chỉnh, chưa có khả năng phân biệt sự na ná của các category và team leader lẫn account lại scan 1 lần nữa với checklist của riêng mình mà không công bố hoặc không làm rõ với CTV. 2 lớp filter chồng lấn lên nhau gây thiệt hại về thời gian với mục đích ban đầu tốt – để ra output chất lượng, nên cả 2 bạn đều không để ý yếu tố thời gian.
Với cách làm cũ, nhân sự thực thi không có cùng khái niệm output với người chịu trách nhiệm dự án → thiệt hại. Thêm nữa, nhân sự thực thi luôn trông chờ vào feedback của leader thay vì tự hoàn thiện. Kinh nghiệm xương máu trong những năm đầu kinh doanh của tôi là cái gì tôi cũng phải tự check lại mới yên tâm, và tại sao tôi có thể nhìn ra cái sai mà bạn thì không? Vì bạn luôn có tôi check lại, tôi vô hình trung là người trợ lý kiểm tra lỗi cho các bạn thay vì người xét duyệt. Checklist có thể giải quyết việc đó thay tôi, và thay cho nhiều người khác nữa.
Nói chuyện bằng số liệu
Để tiết kiệm thời gian, tôi luôn cần số liệu để ra quyết định hoặc để tìm vấn đề. Các cuộc hội thoại trong công ty sẽ luôn là:
Lấy ví dụ ở trường hợp trên luôn.
Vậy chữ random ở đây thoạt nghe có thể nhầm tưởng thành 1 con số dưới 100% (khoảng đâu đó 30%), nhưng random ở đây có thể theo các bạn là: check không theo thứ tự 1 → 100 mà là 1, 2, 100, 4, 7, …
Không có số liệu thì không thể cải tiến. Nhưng bạn cũng cần cẩn thận với những con số, khi nó không nằm trong ngữ cảnh nào.
Số liệu trong ngữ cảnh
Nói tiếp về số liệu, nhưng không nằm trong ngữ cảnh nào, cũng không thể giúp bạn ra quyết định hay nhận định đúng
Hồi lâu, có 1 bạn nhân sự khoe với tôi là: em học khoá này, team em được giải nhì. Tôi hỏi lại: có tổng cộng bao nhiêu team? Có 4 team. Tôi có viết thành status trên facebook, 1 status ngắn mà nhiều ý nghĩa về số liệu trong ngữ cảnh, chứ không nhầm mục đích troll.
Tôi luôn tập cho các bạn khi đặt câu hỏi hoặc đưa vấn đề cần xin ý kiến về giải pháp sẽ là: luôn có con số định lượng, trong một ngữ cảnh rõ ràng.
Nếu nhân sự không có cùng mindset, thì mọi nổ lực của bạn ở phía trên, cũng sẽ tan nhanh như khói. Vì dứt câu hoặc ngay sau khi vấn đề được giải quyết, nhân sự cũng không còn nhớ gì.
Để nhân sự có cùng mindset, cần:
Khâu tuyển dụng đầu vào, tuyển những người có mindset về hiệu suất, bị ám ảnh về hiệu suất. Về vấn đề này thì mỗi công ty có thể chọn đề bài tình huống hoặc đặt những câu hỏi riêng để hiểu về ứng viên đó.
Training. Cần nhiều bài training, thực sự training và ứng dụng thay vì chỉ training lý thuyết. Liên tục lặp đi lặp lại những trọng tâm trong training vào thực tế, để nhân sự thấm nhuần. Đặt những câu hỏi về cải tiến để nhân sự lúc nào cũng nhìn vào góc độ đó khi đưa giải pháp hay giải quyết vấn đề.
Hệ thống. Sẽ nói thêm ở phần 3 bên dưới. Nếu công ty bạn chưa có hệ thống hay tool giúp nhân sự phải cải tiến thì cần tìm hiểu ngay. Hệ thống và quy trình có thể giúp nhân sự follow dễ dàng thay vì phải luôn dùng sự thúc ép.
Quyền lợi và trách nhiệm. Khi có trách nhiệm, nhân sự sẽ tự nghĩ ra những nước đi có thể bạn cũng không nghĩ ra được ngay. Bạn có thể hỏi: với tình huống đó, em có bao nhiêu hướng giải quyết? Ồ, đơn giản là bạn chỉ cần lắng nghe, support thêm góc nhìn, và nhân sự tự quyết định. Khi nhân sự có quyền nhiều hơn, họ sẽ sáng tạo nhiều hơn. Lắng nghe là cách nhanh nhất để biết nhân sự đang thiếu gì và giúp họ điều chỉnh / nâng cấp.
Một bạn trong công ty tôi, một hôm, hỏi tôi về framework và quy trình. Chúng tôi có quy trình, và nói đúng hơn là nhiều quy trình, cho nhiều phòng ban. Được xây dựng bởi BOD và được đóng góp phát triển bởi chính các leader và team execution trong công ty.
Bạn hỏi: làm sao để biết quy trình đó là đúng và khi nào cần thay đổi?
Khi nào cần thay đổi quy trình?
Có nhiều framework lắm, và đừng nao núng chọn dùng A hay B bởi vì công ty khác cũng dùng như vậy. Framework phải được xây dựng từ chính core team của công ty đó, nó phải được may đo riêng cho công ty. Nhiều công ty, sếp duyệt vài tỉ vào 1 framework nào đó, rồi bỏ xó vì nhân sự không ai chịu dùng. Bây giờ nhiều framework hay quy trình cho dùng thử hay tải miễn phí nhiều lắm, bạn cũng nên tìm hiểu và trải nghiệm, rồi áp dụng cho công ty của mình.
Về vấn đề đo lường. Thực sự chưa có nhiều doanh nghiệp chịu đo lường.
Điển hình khách hàng của mình, cùng chạy google ads, thì:
Đo lường là sự kiên trì của tổ chức và sự đồng lòng của nhân sự. Nếu team sales không chịu nhập, lười nhập, để lâu lâu mới nhập thì không còn cần đo lường nữa vì đã sai lệch số liệu và không có đủ cơ sở để cải tiến.
Làm bao nhiêu là thứ, không ra tiền, là sai. Tối ưu phải tạo ra tiền và những thứ gián tiếp tạo ra tiền. Lợi nhuận là thang đo lường đầu tiên khi tối ưu.
Sau khi có được tool A từ quá trình cải tiến, từ tốn 8 tiếng để thực hiện công việc đó, nay công ty tôi chỉ tốn 1 tiếng cài đặt, hiệu suất đã tăng gấp 8 lần, và giá bán cho khách hàng (aka giá trị mà khách hàng nhận được) là như nhau (thỉnh thoảng còn có thể chiết khấu thêm cho khách). Đó là sự cải tiến cần có!
Tiết kiệm, tối ưu và cải tiến, hơn hết là tổ chức của bạn có tốt hơn không? Mọi người có hào hứng khi được giải phóng khỏi những công việc tốn thời gian mà ít giá trị không? Mọi người có hào hứng để nghĩ thêm cách tối ưu không? Mọi người có tiếp nhận thêm các bài toán khó để giải quyết không? Bạn và tổ chức của bạn hãy trả lời câu hỏi đó để xem những việc này, những việc cần sự đồng lòng cao của tất cả mọi người này, có giúp mọi người phát triển hơn không nhé.
Copyright 2024 © Kiều Hải Yến
