Lúc mới thành lập công ty, tôi và bạn trai, 2 người cùng làm tất cả mọi việc. Khi khách hàng bắt đầu có nhiều, chúng tôi thuê thêm một số bạn, tạo thành 1 nhóm nhỏ, hoạt động tốt và có lời. Lớn hơn nữa, chúng tôi hoạt động bài bản hơn, có chia ra các team rõ ràng, tìm thuê full-time và có training định kỳ hàng tuần hoặc 2 tuần 1 lần. Tôi vẫn thấy ổn. Cho đến khi chúng tôi quyết định chuyển đổi mô hình, từ làm remote chúng tôi chuyển sang làm việc tại office và số lượng nhân sự đã lên mức gấp đôi 3 tháng trước đó, tức là từ 12 lên 25, chưa tính các bạn cộng tác viên.
Từ khi lên văn phòng, chúng tôi bắt đầu nhìn thấy nhiều thiếu sót của nhân sự. Khi họ chỉ làm việc remote, tôi nhìn vào kết quả công việc, nhưng khi tôi có thể quan sát họ gần hơn, nhiều hơn, tôi bắt đầu thấy mọi người đã bị rút cạn năng lượng bởi những việc không cần thiết. Từ đó, chương trình đào tạo đội ngũ kế thừa cũng phải đi theo 1 hướng khác, 1 hướng bắt buộc nhân viên phải tự chủ động hơn, có tham vọng hơn, mục tiêu rõ ràng hơn, phải hoàn thiện mình hơn mỗi ngày.
Tôi bắt đầu đọc nhiều sách về tuyển dụng và đào tạo nhân sự, làm thế nào để nhìn thấy tiềm năng và đường hướng phát triển cho từng nhân viên và làm thế nào để giúp họ lên level cao nhất trong thời gian ngắn nhất.
Lúc đầu tôi tự training, one by one, sau đó số lượng các bạn tăng lên nhiều, và mỗi vị trí lại có những bài training khác nhau, sau đó tôi không có đủ thời gian để làm những việc khác, nên anh Toàn (bạn trai tôi), quy định mỗi bài training phải là 1 file hoàn chỉnh, có thể là video hay slide powerpoint, nhưng phải đủ chi tiết để người mới cáu vẫn có thể hiểu và thực thi y chang những người cũ.
Lúc đầu mọi người không thích việc phải quay lại video hay làm ra file, nhưng sau đó, việc training trở nên chiếm nhiều thời gian hơn. Thử làm phép tính, nếu mỗi tháng, số lượng nhân viên của mỗi phòng tăng lên 2 người, chênh nhau nửa tháng ngày bắt đầu làm việc, chúng tôi có 5 phòng ban, mỗi buổi training tối thiểu 2 giờ đồng hồ. Vậy chúng tôi tốn: 2 người x 5 phòng x 2 giờ = 20 giờ.
Chúng tôi không chỉ có 1 bài training chuyên môn mà là 1 series, vậy chúng tôi tốn tối thiểu 60 giờ cho mỗi đợt training nhân viên mới.
Khi tôi bắt gặp 1 event, workshop, talkshow nào phù hợp, tôi cắt cử các nhân sự phù hợp đi, sau đó mỗi bạn về làm reflection bằng video hay audio hay article đều được. Học từ những chuyên gia, cũng giúp cho các bạn mở rộng góc nhìn và trả lời được những câu hỏi bạn có thể thắc mắc mà tôi cũng chưa đủ trình độ hay kinh nghiệm để trả lời.
Mỗi công ty có văn hóa và cách làm việc riêng. Từ những điều nhỏ nhặt có thể hình thành tính cách riêng cho công ty đó. Và sau 5 năm với 1 công việc duy nhất là điều hành và phát triển Vân Tay Media, tôi cảm nhận sâu sắc về linh hồn của mỗi công ty. Công ty cũng giống như một thực thể, có pháp nhân, có tính cách và có sự phát triển riêng của nó. Nhưng nó không biết nói, và tất cả những gì công ty đó nói chính là thông qua nhân viên, thông qua cách làm việc và đường hướng phát triển của từng thành viên trong đó.
Ở đây tôi nói là từng thành viên chứ không phải chỉ những người ở vị trí lãnh đạo. Bởi vì tôi thấy, có rất nhiều công ty sếp tuyên truyền 1 đường nhưng nhân viên lại thi hành 1 nẻo, làm mất lòng rất nhiều khách hàng hay gian lận với người dùng. Nói thế mới thấy sự nhất quán giữa nhân viên và người lãnh đạo cần trải qua thời gian rất dài từ sàn lọc những ứng viên phù hợp đến định hướng, training và hỗ trợ nhân sự, để họ cùng mình xây dựng những điều vĩ đại hơn, giống như tuyên ngôn sứ mệnh của công ty.
Lại nói về cách làm việc, mỗi công ty bởi có tính cách riêng nên cách làm việc cũng sẽ có những cụm từ liên quan đến tính cách đó. Có công ty trễ nãi, hay qua quá nhiều khâu kiểm duyệt; có công ty xuề xòa, dễ dãi; có công ty lại gắt gao, chuẩn chỉnh; … Và Vân Tay Media cũng có cách làm việc riêng, mà nếu mỗi cá nhân không được training nhất quán sẽ dẫn đến việc lệch pha trong công việc và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất của cả team.
Tôi cũng phát hiện, cách sử dụng các công cụ làm việc của mỗi người không tương đồng nhau. Và không khai thác được các công cụ thì bạn cũng chỉ như đang dùng cái rìu cho việc cắt rau.
Team chuyển từ sử dụng Photoshop hay AI sang Figma để tăng hiệu suất lên gấp đôi hay chuyển đổi nền tảng từ Trello sang CRM riêng để dễ dàng đo đếm các số liệu liên quan đến chất lượng dự án và chất lượng công việc của mỗi nhân viên.
Mỗi khi chuyển đổi nền tảng, chỉ cần 1 ngày là mọi người đã move sang nền tảng mới và sử dụng được tốt bởi các tài liệu hướng dẫn đã được chỉ ra sẵn sàng.
Ví dụ như chúng tôi vừa mới chuyển từ kênh chat workplace của Slack sang Telegram để tích hợp được nhiều thứ hơn và xây dựng thêm chatbot, giúp tự động hóa nhiều quá trình trong công việc, việc này cũng chỉ cần 1 ngày thông báo trước và link invite mọi người vào, thế là xong.
Khi được training cụ thể, mọi thứ mới mẻ không còn sợ mọi nhân viên e dè hay lười học, lười sử dụng nữa.
Đây chính là lỗ hỏng lớn nhất cản trở sự phát triển của mỗi nhân viên. Thường thì nhân viên sẽ gặp các vấn đề:
Tôi chọn cách chọn sách cho các bạn đọc và mỗi tuần sẽ có 1 bạn review lại những thứ bạn học được từ quyển sách. Tôi sẽ là người quan sát mỗi bạn và thấy được thiếu sót của các bạn hay bạn đang cần mở rộng những thứ nào cho công việc và tư duy. Buổi review sách, mọi người sẽ cùng bàn luận và học hỏi thông qua những gì bạn review đọc và thấm nhuần. Mọi người có thể tranh luận, thích hay không thích, tán đồng hay không về nội dung của quyển sách và việc đó được khuyến khích.
Chúng tôi hay ăn trưa với nhau và cả những buổi xem phim, chạy bộ, nấu ăn, bia bọt cùng nhau, tôi và anh Toàn rất thích kể cho các bạn nghe về cuộc sống. Ngoài kia có những thứ như thế nào, các bạn có thể làm được gì, và có thể giúp gì cho đất nước. Cải thiện từ những thứ nhỏ nhất, giúp các bạn yêu cuộc sống, tích cực hơn, lạc quan hơn, chính là giúp cho sự phát triển của bạn và công ty nhiều hơn.
Đào tạo là công việc phức tạp, lý trí nhưng không thiếu tình cảm. Tôi rất thích training mỗi bạn 1 cách riêng, nói cho mỗi bạn những câu chuyện riêng, khích lệ và phạt những cách riêng. 6 tháng qua, 1 chặng đường ngắn nhưng mỗi bạn đều phát triển vượt bậc.
Rồi những bạn sau đó nữa, sẽ còn vượt xa hơn, nếu tôi luôn tìm cách hoàn thiện hơn những thứ chúng tôi đang làm.
Chỉ có những công ty đào tạo mới có thể thành công, tôi luôn tin như thế, và sẽ luôn làm như thế, bởi chúng tôi cần những thế hệ kế thừa, giỏi hơn nữa!
Copyright 2024 © Kiều Hải Yến
