Tiết kiệm thời gian

Mọi người ít để ý đến thời gian vì nó không cầm nắm được, nên xài phung phí. Thời gian thường bị nhầm lẫn là miễn phí, vô hạn, nên ai cũng muốn xài vào những thứ làm mình vui, và làm cho mình thấy dễ dàng. Giống như tiền trong thẻ và tiền mặt. Cầm nắm tiền mặt, thấy mình nên tiết kiệm, còn tiền trong thẻ, hở cái là quẹt. 

Thời gian được phân phối với giá trị và mức độ khác nhau ở mỗi người. Khái niệm sử dụng thời gian cũng khác nhau ở mỗi người. Nhưng tạm không bàn các giá trị đó, mình đọc bài viết này khi mình đồng ý là thời gian là tuyến tính, (là thời gian mình vẫn biết trước giờ hen, không nói tới các giả định khoa học viễn tưởng này nọ) và là một loại tài nguyên cần phải được sử dụng tiết kiệm (chỉ chi hào sảng đúng nơi). 

Trong công việc

1. Luôn có template cho các việc lặp đi lặp lại. Ở công ty mình có template cho việc  viết brief, báo giá, report khách hàng, viết lịch làm việc hàng ngày, agenda cho cuộc họp, timeline công việc, hướng dẫn sử dụng bất kỳ cái gì, hồ sơ quản lý dự án, template email cho khách hàng với các nhóm thông tin khác nhau, chấm điểm và tính nhuận CTV, report performance nhân sự, reflection, biên bản cuộc họp, … 
2. Luôn có quy tắc chung và ai cũng phải sử dụng quy tắc đó để làm việc và đối thoại với nhau. Quy tắc chung này giúp mình nói cùng 1 ngôn ngữ (không phải tiếng Việt hay tiếng Anh mà là cùng hiểu 1 vấn đề giống nhau). Giống như gọi API, nếu không đúng thì không giao tiếp được với nhau. Quy tắc này cũng có 1 bài training để ai cũng sẽ cần nắm khi vào làm việc. 
3. Lưu trữ bằng những cú pháp đã đặt và không có ngoại lệ. Giúp bạn tìm kiếm, truy xuất dễ dàng hơn. Mình có bạn nhân viên có trí nhớ siêu việt, khi lưu trữ có thể nhớ chính xác cái gì ở đâu và thông qua 1 con đường logic trong đầu thì cho dù file đó ở sâu trong hơn 10 lần click chuột thì vẫn tìm thấy rất nhanh (tới giờ vẫn không hiểu tại sao. :v)
4. Họp với agenda mọi người đều biết và chuẩn bị sẵn. Mỗi cuộc họp giới hạn trong 30-45 phút để tập trung nhất. Mình có nhiều cuộc họp 5 phút, cũng rất hiệu quả. Với agenda, nếu trong cuộc họp có 1 câu hỏi nào cần thảo luận, các bạn tham gia phải biết trước câu hỏi và suy nghĩ về vấn đề đó, tránh khoảng thời gian trống khi câu hỏi được đưa ra bất chợt. Khi họp luôn có ghi âm cho người không tham gia nghe lại kết hợp đọc recap. 
5. Tool hỗ trợ cho công việc. Thay vì làm thủ công, mình luôn cố gắng nhờ sự trợ giúp của công nghệ. Gửi mail, soạn hợp đồng, update timeline, tạo task tự động, … 
6. Giao tiếp bất đồng bộ. Không sử dụng chat như 1 công cụ trao đổi công việc. Mọi công việc phải được log lại trên task, mọi trao đổi về task phải được comment trên task. Đây là thứ giúp bạn không sao nhãng khi đang tập trung làm các việc khác. Sau 30 phút, bạn trở lại và thấy người kia comment và bạn chỉnh sửa. 3 tuần sau, 1 nhân sự mới vào, được phân công vào đúng project đó, đoạn đó, cứ xem từ đầu sẽ hiểu và lấy luôn kinh nghiệm từ đó mà ít cần phải giao tiếp lại từ đầu. Giao tiếp bất đồng bộ còn tránh tam sao thất bản khi 2 người chat với nhau và sau đó lại tiếp tục phải chat với 2-3 người khác về cùng 1 vấn đề. 
7. Đúng giờ. Đến đúng giờ, họp đúng giờ, tập trung và kết thúc cuộc họp đúng giờ. Thời gian của bạn cũng đáng quý như của người khác vậy. 
8. Sức mạnh của sự tập trung. Trong khoảng thời gian bạn tập trung, đó là không gian linh thiêng của bạn và không ai có thể chạm đến. Mỗi người có 1 mức giới hạn tập trung khác nhau, người là 15 phút, người là 2 tiếng. Hãy sắp xếp công việc trong các khung tập trung đó để khi đó chỉ có bạn và công việc đó trong căn phòng viễn tưởng của cả 2. Khi bước ra khỏi căn phòng đó, công việc của bạn phải hoàn thành. 

Trong cuộc sống

1. Có kế hoạch. Ăn gì, ở đâu, mặc gì, chơi gì, làm gì vào thời gian nào. Không có kế hoạch thì sẽ có bất ngờ, điều bất ngờ đôi khi cũng vui, nhưng bất ngờ ít thôi, để lần tới còn cảm nhận được sự bất ngờ. 
2. Ít lại. Quần áo ít, giày dép ít. Ăn ít, ăn đơn giản bớt cầu kỳ. Nhu cầu ít, giải trí vài món, thể thao vài món, bia bọt vài món, món nào thực sự thích. Khi ít lại, bạn sẽ tập trung vào chất lượng, càng chất lượng, mọi cảm giác sẽ càng kéo dài. Ăn ít, nhai kỹ, no lâu. Quần áo ít, mua sẽ lựa chọn món nào bền, dùng càng lâu. Giải trí ít, cảm nhận thật sâu những cảm xúc đang có. 
3. Đầu tư vào sức khoẻ. Có sức khoẻ sẽ tiết kiệm được thời gian. Có sức khoẻ, tinh thần tốt, làm việc hay làm bất cứ điều gì cũng nhanh chóng, tròn trịa và năng suất. 
4. Bớt thời gian cho những thứ không liên quan. Các kênh giải trí, các câu chuyện drama, bí ẩn, vạch trần, … Không thu nạp tạp chất, cuộc sống càng tinh khiết. 

Chúc mọi người sử dụng thời gian thật hữu ích và sống một cuộc đời đáng sống. Ngoài các gạch đầu dòng trên, chắc bạn cũng có rất nhiều tuyệt chiêu khác nữa, hãy share lại cho mình và mọi người cùng học hỏi nha.